Informacja o przetwarzaniu danych uczestników spotkań Jointhubs

Wersja 1.0, obowiązuje od 13 listopada 2026 r.

§ 1 Administrator

Administratorem Twoich danych jest Mateusz Stachowicz prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „Mateusz Stachowicz”, ul. Adama Mickiewicza 29, 40-085 Katowice, NIP 6351848428, marka „Jointhubs”, e-mail: office@jointhubs.com.

Twoje dane otrzymaliśmy od Ciebie, jeżeli sam/-a umówiłeś/-aś spotkanie, albo od firmy, którą reprezentujesz lub w której pracujesz, jeżeli zgłosiła Cię jako uczestnika.
Od firmy otrzymaliśmy: imię, nazwisko, adres e-mail i rolę w zespole.

Przetwarzamy Twoje dane, aby zorganizować i przeprowadzić spotkanie (bezpłatną konsultację albo warsztat), przygotować rekomendację, ofertę lub pakiet decyzyjny oraz wykonać umowę z Twoją firmą.
Podstawą przetwarzania jest:
- a) wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy jesteś stroną umowy;
- b) nasz prawnie uzasadniony interes w realizacji umowy z firmą, którą reprezentujesz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w pozostałych przypadkach.

Spotkania prowadzimy w Google Meet. O ile nikt z uczestników się nie sprzeciwi, nagrywamy spotkanie z użyciem funkcji nagrywania Google Meet; Google Meet wyświetla wszystkim uczestnikom informację o trwającym nagrywaniu.
Z nagrania sporządzamy transkrypcję z użyciem usługi OpenAI API, przetwarzającej dane w regionie Unii Europejskiej. Transkrypcja rozróżnia wypowiedzi poszczególnych osób, ale nie wykorzystuje cech głosu do identyfikacji uczestników.
Nagranie i transkrypcja służą wyłącznie rzetelnemu odtworzeniu ustaleń i przygotowaniu rezultatu spotkania bez konieczności sporządzania notatek w trakcie rozmowy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Nagrania i transkrypcje nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
Możesz w każdej chwili – przed spotkaniem lub w jego trakcie – zażądać niewłączania albo wyłączenia nagrywania. Nie wpłynie to na przebieg ani rezultat spotkania.

Prosimy nie podawać w trakcie spotkania haseł, danych dostępowych ani danych osobowych osób trzecich (w szczególności Waszych klientów lub pracowników niebiorących udziału w spotkaniu). Do opisu procesów wystarczą przykłady zanonimizowane.

Dostęp do danych mają osoby prowadzące spotkanie po stronie Jointhubs oraz nasi dostawcy działający na nasze zlecenie:
- a) Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Google Workspace – kalendarz, poczta, Google Meet, Dysk Google);
- b) OpenAI Ireland Limited (transkrypcja nagrań, przetwarzanie w regionie UE);
- c) Cal.com, Inc. (rezerwacja terminu, jeżeli umówiłeś/-aś spotkanie przez Cal.com).
Google i Cal.com mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO).
Rezultat warsztatu (pakiet decyzyjny), zawierający imiona i role uczestników, przekazujemy firmie, która zamówiła warsztat.

Nagranie usuwamy niezwłocznie po sporządzeniu transkrypcji, nie później niż 7 dni od spotkania.
Transkrypcję i notatki usuwamy po 90 dniach od spotkania, a jeżeli Twoja firma zawarła z nami umowę – po jej zakończeniu.
Pozostałe dane (imię, nazwisko, e-mail, rola) przechowujemy przez czas współpracy z Twoją firmą, a gdy do współpracy nie doszło – przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec nagrywania i transkrypcji (art. 15–18, art. 20 i art. 21 RODO).
Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).
Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

Udział w spotkaniu wymaga podania imienia i adresu e-mail, niezbędnych do wysłania zaproszenia.
Zgoda na nagrywanie i transkrypcję nie jest wymagana do udziału w spotkaniu.

Więcej informacji o przetwarzaniu danych: Polityka prywatności i plików cookies.